Vous fournissez des boutiques, des magasins ou des revendeurs qui vendent vos produits pour votre compte ? Le dépôt-vente est un contrat commercial courant dans la vente directe agricole mais le gérer manuellement, entre contrats Word, bordereaux Excel et suivi de stock approximatif, prend un temps considérable et laisse place à des erreurs coûteuses.
Polen prend en charge l'ensemble du processus : création du contrat, génération du bordereau en PDF, suivi du stock en dépôt et comptabilisation du chiffre d'affaires au bon moment.
Le dépôt-vente est un contrat commercial par lequel vous confiez vos produits à un revendeur, boutique, épicerie fine, pharmacie, concept store qui les vend pour votre compte.
Vous restez propriétaire des produits jusqu'à leur vente effective. Le revendeur perçoit une commission sur chaque vente réalisée.
Ce modèle est très répandu chez les producteurs indépendants en vente directe : il permet d'élargir sa distribution sans vendre en gros et sans perdre la maîtrise de ses prix.
Ce que Polen automatise dans ce processus :
La génération du contrat juridique en PDF, prêt à signer
La création du bordereau de dépôt avec références et lots
Le suivi du stock sorti de votre entrepôt et déposé chez le revendeur
La comptabilisation du chiffre d'affaires au moment où les produits sont effectivement vendus
Polen guide chaque dépôt-vente à travers un processus structuré qui garantit qu'aucune étape n'est sautée.
Étape 1 - Brouillon
Vous renseignez toutes les informations du contrat : identité du déposant et du dépositaire, produits concernés, pourcentage de commission, modalités de règlement, durée du dépôt. Tout est modifiable tant que le contrat n'est pas généré.
Étape 2 - Contrat créé
Polen génère automatiquement le contrat de dépôt-vente en PDF. Vérifiez les informations avant de l'envoyer à votre partenaire pour signature.
Étape 3 - Contrat signé
Une fois les deux parties signataires, vous marquez le contrat comme signé dans Polen. Cette étape valide officiellement l'accord commercial.
Étape 4 - Bordereau créé
Vous complétez les références et numéros de lot des produits déposés, puis Polen génère le bordereau de dépôt en PDF. Ce document liste précisément ce que vous remettez au revendeur.
Étape 5 - Bordereau signé
Le bordereau est signé par les deux parties. C'est à ce moment précis que Polen marque les produits comme en dépôt et impacte votre stock disponible.
Étape 6 - En cours
Le dépôt-vente est actif. Vous suivez les produits déposés chez le revendeur et leur valeur depuis la fiche client, en temps réel.
Étape 7 - Terminé
Les produits ont été vendus et le revendeur vous a réglé. Vous marquez le dépôt-vente comme terminé : Polen comptabilise alors le chiffre d'affaires dans vos statistiques.
Le contrat de dépôt-vente
Document juridique complet qui définit les responsabilités de chaque partie, les conditions de vente, le taux de commission, les modalités de règlement et les conditions de reprise des invendus. Généré automatiquement par Polen en PDF, prêt pour signature, conforme aux normes légales en vigueur.
Le bordereau de dépôt-vente
Document de remise détaillant chaque produit déposé : références, numéros de lot, quantités, valeurs HT et TTC, conditions de reprise. Ce bordereau signé fait office de preuve légale de remise des marchandises au revendeur. En cas de litige, c'est ce document qui fait foi.
C'est la partie la plus délicate à gérer sans outil — et celle qui génère le plus d'erreurs dans une gestion artisanale.
Dès que le bordereau est signé, Polen applique automatiquement deux règles :
Votre stock disponible diminue : les produits déposés sortent de votre stock vendable. Vous ne pouvez pas les vendre deux fois.
Un compteur dédié Stock en dépôt apparaît : vous voyez en permanence ce qui est chez chaque revendeur, avec la valeur correspondante.
Le chiffre d'affaires n'est pas encore comptabilisé : c'est une règle comptable importante. Tant que les produits ne sont pas vendus au client final, ils ne constituent pas une recette. Polen respecte cette logique : le CA est enregistré uniquement quand vous marquez le dépôt-vente comme Terminé.
Cette distinction est particulièrement importante en régime micro-BA, où vos recettes servent de base au calcul de votre bénéfice imposable.
→ Comprendre le régime micro-BA et le suivi des recettes
1. Rendez-vous dans Clients et ouvrez la fiche du client professionnel concerné.
2. Cliquez sur l'onglet Dépôts-vente puis sur + Nouveau dépôt-vente.
3. Renseignez le numéro de contrat, les dates, les produits et les conditions commerciales.
4. Laissez Polen générer le contrat et suivez le workflow étape par étape.
Conseil pratique : numérotez vos contrats de façon séquentielle dès le début (DV-001, DV-002...). Quand vous aurez une dizaine de partenaires actifs, cette rigueur vous fera gagner un temps précieux dans le suivi.
Créez votre compte gratuitement. Pas de carte bancaire requise.
Polen accompagne tous les agriculteurs indépendants en régime micro-BA : maraîchers, arboriculteurs, apiculteurs, producteurs de plantes aromatiques, de fleurs et de petits fruits.