Créez votre catalogue de produits finis, définissez vos formats de vente et vos grilles tarifaires, et laissez Polen calculer automatiquement votre coût de production, votre coût de revient et votre marge réelle par variant, par session de culture et par année.
Polen calcul le coût de production sans que tu n'aies rien besoin de faire
Quand on est producteur indépendant, fixer un prix de vente relève souvent de l'intuition. On regarde ce que fait le voisin, on arrondit, on espère que la marge suivra. Mais entre les matières premières, les emballages et les pertes, il est difficile de savoir exactement combien coûte un produit fini.
Le problème s'aggrave dès qu'on propose plusieurs formats : un sachet de 1g, un lot de 5g, un tarif particulier et un tarif professionnel.
Chaque combinaison a un coût de revient différent et sans outil, ces calculs finissent au mieux sur un tableur jamais mis à jour.
Polen automatise tout cela.
Vous renseignez vos produits, vos formats et vos emballages.
Le logiciel fait le reste : coût de production, coût de revient par variant, marge en euros et en pourcentage, évolution par année.
Deux types de produits selon votre activité
Polen distingue deux types de produits pour s'adapter à toutes les activités agricoles.
🌱 Produit de session : Issu directement de votre culture. Le stock est calculé depuis la récolte déclarée dans la session, et le coût de production réel repose sur les matières premières effectivement consommées. C'est le cas typique des fleurs, du trim, ou de tout produit brut que vous transformez vous-même.
🛒 Produit achat-revente : Acheté déjà conditionné auprès d'un fournisseur (tisane, huile, produits transformés). Le récapitulatif se concentre alors sur la marge brute entre votre prix d'achat et votre prix de vente. Pas besoin de session de culture.
Informations de base du produit
Pour chaque produit, renseignez son titre commercial, son type (fleurs, tisane, huile, cosmétique…), une description destinée à vos clients, une photo, le stock initial disponible, l'unité de mesure (mg, g, kg, mL, cL, L ou pièces) et le taux de TVA applicable.
Si le produit est issu d'une de vos sessions de culture, associez-le à la session correspondante. Cette association est optionnelle mais fortement recommandée : c'est elle qui active la traçabilité complète du champ au client final et permet à Polen de calculer votre coût de production réel.
Les variants vous permettent de vendre un même produit sous différents formats avec des prix distincts. Par exemple : 1g à 12 €, 3g à 30 €, 5g à 45 €.
Configuration d'un variant
Pour chaque variant, indiquez la quantité (poids ou volume), l'unité, le type de prix (particulier ou professionnel) et le prix de vente TTC. Les prix HT et les montants de TVA sont calculés automatiquement en fonction du taux défini sur le produit.
Prix particulier et prix professionnel
Polen vous permet de gérer deux grilles tarifaires distinctes pour un même format de produit.
👤 Prix Particulier : Le tarif standard que vous appliquez en vente directe, sur les marchés ou via votre boutique en ligne. C'est le prix public toutes taxes comprises.
🏢 Prix Professionnel : Un tarif réduit réservé à vos revendeurs, dépositaires ou commandes grossiste. Généralement négocié à la baisse pour permettre une marge au revendeur.
Concrètement, pour un format 3g, vous pouvez créer deux variants : un "Particulier" à 30 € TTC et un "Professionnel" à 22 € TTC.
Lors de la création d'une commande, vous choisissez simplement le variant adapté au type de client.
Pour chaque format de vente, vous pouvez spécifier les emballages et consommables nécessaires : pochette kraft, étiquette personnalisée, sachet zip, boîte carton…
Cette association a trois effets concrets sur votre gestion quotidienne.
D'abord, les emballages sont automatiquement déduits du stock à chaque vente, vous n'avez plus à les suivre manuellement.
Ensuite, le coût de l'emballage est intégré dans le calcul du coût de revient, ce qui vous donne une marge réelle et non une marge théorique.
Enfin, vous suivez votre consommation d'emballages dans le temps et pouvez anticiper vos réapprovisionnements.
📦 Stock initial : La quantité totale que vous avez mise en vente lors de la création du produit.
📊 Stock actuel : La quantité réellement disponible. Ce stock diminue automatiquement quand une commande passe au statut "Payée", "Expédiée", "Livrée" ou "Terminée". Il tient aussi compte des articles offerts (échantillons, cadeaux) qui consomment du stock sans générer de chiffre d'affaires.
📅 Stock par année : La page détaillée du produit affiche l'évolution du stock et des ventes par année civile, pour piloter votre production d'une saison à l'autre.
Déduction intelligente du stock
Quand un client commande 2 unités du variant 3g, Polen déduit 6g du stock actuel (2 × 3g = 6g). Le calcul se fait automatiquement en prenant en compte le variant commandé. Et si la commande est annulée, le stock est restauré instantanément.
→ En savoir plus sur la gestion des stocks et de l'inventaire
Stock disponible pour les produits de session
Quand un produit est associé à une session de culture, Polen calcule un stock disponible basé sur la récolte déclarée dans la session, moins les quantités déjà vendues. Vous savez en permanence ce qu'il vous reste à commercialiser sur une récolte donnée.
Dans une commande, vous pouvez marquer n'importe quel article comme "offert" : que ce soit un échantillon pour un revendeur, un cadeau client ou une perte (casse, qualité insuffisante).
L'article offert a deux effets distincts : la quantité est bien retirée du stock car le produit a été physiquement consommé, mais elle n'est pas comptabilisée dans le chiffre d'affaires ni dans les statistiques de vente.
Cette distinction est essentielle pour garder des statistiques fiables tout en maintenant un stock exact.
C'est ici que Polen se distingue réellement des outils généralistes. Le logiciel calcule automatiquement votre coût de production et votre coût de revient pour chaque produit, en s'appuyant sur les données réelles de vos sessions et de vos matières premières.
Ce que Polen prend en compte
Pour calculer votre coût de production, Polen agrège les matières premières consommées pendant la session de culture (substrats, nutrition, graines, consommables), les emballages associés à chaque variant de vente, et la quantité totale produite pour obtenir un coût unitaire par gramme ou par pièce.
Ce que vous obtenez :
💰 Coût de production unitaire : Le coût total de la session rapporté à l'unité produite. Si votre session a coûté 450 € et produit 500g, votre coût au gramme est de 0,90 €.
📦 Coût de revient par variant : Le coût de production auquel s'ajoutent les emballages du variant. C'est le vrai coût de votre produit prêt à être vendu.
📈 Marge par variant : La différence entre le prix de vente HT et le coût de revient, exprimée en euros et en pourcentage. Vous voyez immédiatement quels formats sont les plus rentables.
📅 Récapitulatif annuel : Une vue agrégée du chiffre d'affaires, du volume vendu et de la rentabilité par année et par session de culture.
Pour les produits en achat-revente, le calcul est plus simple : Polen affiche la marge brute entre le prix d'achat (coût matière) et le prix de vente, avec le taux de marge en pourcentage.
Depuis la liste de vos produits, vous pouvez générer un export PDF complet de l'état de vos stocks. Ce document contient le nom de chaque produit, son type, la session associée, le stock initial et le stock actuel, les quantités vendues, la valorisation du stock restant et la date de génération.
Cet export est utile pour vos contrôles internes, vos bilans de saison ou vos déclarations dans le cadre du régime micro-BA.
Le producteur qui vend en circuit court
Vous proposez 4 variétés de fleurs sur les marchés et en boutique ? Créez chaque produit avec ses variants (1g, 3g, 5g) en prix particulier. À chaque vente, le stock se met à jour. En fin de saison, vous savez exactement quelle variété s'est le mieux vendue et à quelle marge.
Le producteur qui fournit des revendeurs
Vous travaillez avec 3 boutiques partenaires ? Créez une grille "Professionnel" pour chaque format avec un tarif négocié. Lors de la commande, sélectionnez le variant pro : la marge est recalculée automatiquement et vous gardez une vision claire de la rentabilité par canal.
Le producteur en achat-revente
Vous complétez votre gamme avec des tisanes ou des huiles achetées en gros ? Créez-les comme produits achat-revente, associez le coût d'achat via une matière première de type "Produit Fini", et Polen calcule votre marge brute sur chaque vente.
Les logiciels de gestion commerciale agricole facturent souvent plusieurs centaines d'euros par an et demandent des heures de paramétrage. Polen fonctionne autrement.
Créez votre premier produit en moins d'une minute. Ajoutez vos variants, associez une session de culture si vous en avez une, et le calcul de rentabilité démarre automatiquement. L
a version gratuite vous permet de tester avec 1 produit, sans engagement et sans carte bancaire.